ראשי > לעוסקים במשאבי אנוש > תכנים

ניהול זמן או בזבוז זמן? 

על סדנת ניהול זמן אפקטיבית במיוחד


התפרסם בירחון משאבי-אנוש, בגליון 186 ביולי 2003
מאת: ענבל ונגר, יועצת ארגונית ומנחה,ZOOZ הדרכה אפקטיבית
        וארי מנור, מנכ"ל,ZOOZ ייעוץ וניהול שיווקי




Bookmark and Share

מאמר זה הוא השלישי בסדרת מאמרים על הדרכות מעשיות בתחום הניהול. כל מאמר בסדרה מתמקד במיומנות ניהול אחת בלבד, ומתייחס לדרכים אפקטיביות להקניית מיומנות זאת.

__________________________________________________
סדנאות ניהול זמן נחשבו תמיד לסדנאות שנויות במחלוקת, שיעילותן מוטלת בספק. בעוד שקיימים ללא ספק עובדים שאינם מנהלים את זמנם ביעילות, הניסיון מראה שקשה לשפר את ביצועיהם, וקשה שבעתיים ליצור שינוי משמעותי לטובה במהלך סדנא קצרה. לכן, כשעמדנו לפתח סדנת ניהול זמן חדשה, האתגר שעמד בפנינו, שהסדנא תהיה אפקטיבית באמת (ולא רק מהנה), הסתמן כאגוז קשה מאוד לפיצוח.

בתחילת שלב הפיתוח, הוחלט לפתח שתי סדנאות נפרדות: אחת מיועדת לתוכנית פיתוח מנהלים, כלומר למנהלים, אשר אמורים לנהל הן את זמנם, והן את הזמן את עובדיהם. הסדנא השנייה מיועדת לעובדים, שאינם מנהלים, אשר מנהלים את זמנם שלהם בלבד. המאמר הזה מתמקד בסדנת ניהול זמן למנהלים.

בהמשך תהליך הפיתוח, על מנת להגביר את אפקטיביות הסדנא, ולחולל שינוי אמיתי בקרב המנהלים המשתתפים (Baldwin & 1988 ,Ford). החלטנו להתמקד בהעברת התכנים תוך מתן שני דגשים עיקריים:
1. דגש חוויתי (המחשה של פעילות סביב השעון)
2. דגש מעשי (שינוי סדר היום למחרת הסדנא)

המשך המאמר מתאר את הסדנא שפיתחנו.
____________________________________________

ניהול זמן - טופס לתיאום פגישות במהלך הסדנא

טופס תיאום פגישות בסדנת ניהול זמן

דגש חוויתי - פעילות סביב השעון

סדנת ניהול הזמן למנהלים מתבצעת ברובה במסגרת פעילות "סביב השעון". בפעילות זו מתבקשים המשתתפים לקבוע ארבע פגישות עם משתתפים אחרים, כך שבמהלך הסדנא, המשתתפים נפגשים זה עם זה, בהתאם ל"שעון". פעילות זו מוסיפה נופך אינטראקטיבי לסדנא, ומסייעת בהעלאת בעיות משותפות למשתתפים, ולעבודה המשותפת שלהם בפתרון בעיות אלו. בנוסף, הפעילות "סביב השעון" מחברת את המשתתפים לנושא הסדנא, כך שהם מרגישים על בשרם את גורם הזמן. רושם זה מתחזק עקב הפעילויות הרבות ועומס הזמן המכוון שיצרנו לכל אורך הסדנא.
_________________________________________

התכנים - דחוף מול חשוב

רוב הפעילות בסדנא מתמקדת סביב קביעת סדרי עדיפויות תוך אבחנה בין "דחוף" ו"פחות דחוף", "חשוב" ו"פחות חשוב", ראה טבלה בהמשך (לירז, 1999). כך למשל, טיפול במשברים הינו דחוף וחשוב, איתור הזדמנויות הינו חשוב ופחות דחוף, מענה לטלפון שמצלצל הינו דחוף ולא בהכרח חשוב, ודואר פרסומי שנקבל פחות דחוף ופחות חשוב לרוב.

פחות חשוב דחוף ופחות דחוף ופחות חשוב חשוב ופחות דחוף דחוף וחשוב קטגוריה
דואר פרסומי שיחות טלפון נכנסות איתור הזדמנויות משברים דוגמאות
האצל תשתית האצל וסיים בעצמך האצל, אם אפשר או בצע ביתרת זמנך בצע בעצמך אפשרויות פעולה

לאחר שהמשתתפים למדו אבחנה זו, הם מתבקשים לבצע תרגיל "על יבש", דהיינו, שאינו קשור למשימות שלהם בעבודה, על מנת לתרגל את צורת החשיבה ואת השיטה שזה עתה נלמדה.

במהלך התרגיל המשתתפים מקבלים תיאורים של פעילויות ומשימות שונות מחיי היומיום, ומתבקשים לדרגם בהתאם לדחיפות ולחשיבות שלהם, ולבסוף להחליט מה יעשו קודם ומה ידחה לשלב מאוחר יותר. מידי פעם מתווספות למשתתפים משימות והתרעות דחופות, ועליהם לשנות את לוחות-הזמנים וסדר העדיפויות בהתאם.

דגש מעשי - פותחים יומנים

לאחר התרגול ה"יבש", המשתתפים עוברים להתמקדות מעשית במשימות שלהם בעבודה, ובסדר היום האישי שלהם. פעילות זו מאפשרת למשתתפים ליישם, כבר במהלך הסדנא, את השיטות והתכנים שנלמדו, בעולם העבודה האישי שלהם (Wexley & 1986 ,Baldwin).

אנו מבקשים מהמשתתפים לפתוח את היומנים שלהם, ולכתוב את סדר היום שלהם למחר על-פי שעות. בשלב זה המשתתפים יושבים בזוגות, על-פי הפגישות שנקבעו "סביב השעון", ומספרים זה לזה מהו הסדר יום שלהם למחר, ומה הבעיות שהם צופים לגבי יכולתם לעמוד בלוח-זמנים זה (1983 ,Hoffman).

בשלב השני, המשתתפים מציינים ליד כל אחת מהפעילויות והמשימות שיש להם ליום למחרת, לאיזו קטגוריה מתוך הארבע, ממוינת כל אחת מהמשימות. לדוגמה, המשימה "ישיבה עם המנכ"ל" עשויה להיות ממוקמת בקטגוריית ה"דחוף וחשוב", והמשימה "תכנון הפרויקט לחודש הבא" עשויה להיות ממוקמת בקטגוריית "חשוב ופחות דחוף".

בשלב השלישי, המשתתפים מתחלפים בזוגות, על-פי "השעון", ומספרים זה לזה כיצד מיינו את המשימות שלהם ליום המחרת, בארבעת הקטגוריות שנלמדו. בפגישה זו, אחד מבני הזוג מפרט את סדר העדיפויות שלו בפני חברו, ואילו השני מציין אם סדר העדיפויות שהוצג נראה לו נכון והגיוני, או שהוא מציע אפשרות אחרת. לאחר מכן, המשתתפים מעתיקים את המשימות שלהם ליום המחרת לטופס "קביעת סדרי עדיפויות" (ראה טופס לדוגמא), אשר ישמש אותם במהלך עבודתם למחרת. טופס זה מחולק למשתתפים כקובץ בגרסא אלקטרונית ומודפסת, כך שהם יוכלו להשתמש בו יום-יום, כאשר הם מתכננים וקובעים את סדרי העדיפויות שלהם.

_________________________________

אסטרטגיות לניהול זמן דחוף וחשוב

בהמשך הסדנא, אנו מנהלים דיון קבוצתי לגבי השאלות הבאות:

  • כיצד ניתן למנוע מדברים חשובים להפוך בעתיד ל"דחופים"?
  • איך נוכל לטפל בדברים החשובים, כך שה"דחופים" לא ידחו אותם?
  • איזה נהלים ניתן ליצור לביצוע הדברים הדחופים אך פחות חשובים? איך ניתן להאציל סמכויות בדברים אלה לאחרים?
  • איך ניתן לבצע את הדברים הפחות דחופים והפחות חשובים בזמן מוגדר ותחום?


המסקנות שעולות מדיון זה מסוכמות ומופצות כ"דרכי פעולה" למשתתפים בסדנא.
_______________________________________________

מתחילים מחר חדש

בעקבות הלקחים שנלמדו בשלב הקודם, המשתתפים מתבקשים להוסיף את השינויים הבאים ביומנים שלהם ובסדר-היום שלהם ליום המחרת:

  • להוסיף משימות חשובות שלא בוצעו עד כה כי ה"דחוף" דחה אותן
  • לתחום זמן לביצוע מרוכז של משימות הממוינות כ"פחות חשובות ופחות דחופות"
  • להחסיר משימות אותם ניתן להאציל לעובדיהם (ולחשוב כיצד לעשות זאת ביעילות)


_____________________________

אסטרטגיות נוספות לניהול זמן

הסדנא מסתיימת בפעילות סביב כללים שונים לניהול זמן יעיל. בדרך זאת מושגת חזרה והטמעה טובה יותר של עקרונות שנלמדו, נלמדים גם עקרונות חדשים, ומתקבלות החלטות יישומיות נוספות. הפעילות מתחילה כשעל קירות החדר תלויים 12 פוסטרים, שעל גבי כל אחד מהם כתוב כלל לניהול זמן יעיל (דוגמאות לכללים מופיעים בהמשך). כל משתתף רושם על גבי כל אחד מהפוסטרים את המידה בו הוא פועל על-פי הכלל הרשום בו, על פני שלוש אפשרויות: במידה מעטה, במידה בינונית ובמידה גבוה.

בהמשך, המשתתפים מחולקים לקבוצות, כך שכל המשתתפים שרשמו את עצמם כפועלים ב"מידה מעטה" לפי אחד מהכללים, משויכים לאותה קבוצה. כעת, המשתתפים מנהלים דיון בקבוצות ומעלים רעיונות יישומיים שיאפשרו להם לפעול על פי הכלל הרלבנטי. רעיונות אלה מופצים למשתתפים בסדנא על מנת שיוכלו ליישמם בעת עבודתם.

דוגמאות לכללים לניהול זמן באופן יעיל:

  • חוק הריכוז: לרכז משימות דומות (טלפונים, תיוק) ולטפל בהן בבת אחת.
  • חוק המיקוד: לנצל את שעות הערנות המירבית כדי לטפל במשימות החשובות ביותר, הממוקדות סביב המטרות והדורשות ריכוז ומחשבה.
  • חוק הרפיון: לנצל ביעילות זמני ביניים ושעות "מתות", להשלמת קריאה או לביצוע משימות פשוטות ומונוטוניות.
  • חוק המנוחה: לכל אדם דרוש איזון - יש לזכור לתכנן גם את החופשות והמנוחות, אחרת, לעולם לא מגיעים אליהן.


_____________________________________
תוצאות וסיכום

בשנים שעברו מאז שפיתחנו את הסדנא, העברנו אותה בהצלחה פעמים רבות. מנהלים רבים שהשתתפו בה ציינו שהופתעו לטובה מהשינוי שחל בהרגלי ניהול הזמן שלהם. לדעתנו, הסיבות העיקריות לשינוי שהצלחנו לחולל במהלך סדנא בת מספר שעות הן:

  • חווית המרוץ סביב השעון במהלך הסדנא עצמה
  • שינוי סדר יום המחרת (האמיתי) עוד במהלך הסדנא
  • פיתוח ע"י המשתתפים בעצמם של דרכים רלוונטיות לאימוץ העקרונות הנלמדים
  • חלוקת טפסים לעבודה יומיומית, ושימור הידע שפותח בסדנא


לשמחתנו, מאז שפיתחנו את הסדנא המתוארת במאמר זה, מנהלי ההדרכה וכוח-האדם שהזמינו סדנת ניהול זמן, הרגישו, גם הם, שהיא בהחלט לא הייתה בגדר בזבוז זמן.



Bookmark and Share

______________________________________________________

סדנת ניהול זמן
מעוניינים בסדנת ניהול זמן בארגון שלכם? 
צרו איתנו קשר: 09-9585085,
info@zooz.co.il

______________________________________________________

מידע משלים

- סדנת ניהול זמן (עמ' 15 בחוברת
PDF)
- חבל על הזמן - ראיון בגלובס על סדנאות ניהול זמן
- סדנאות פיתוח עובדים (חוברת
PDF)
- סדנאות נוספות של
ZOOZ
- אבודים בפרטים הקטנים - ראיון בגלובס על התופעה של ניהול יתר
- הרצאות "טעימה" (חוברת
PDF)
-
לבלוע צפרדע - המלצת קריאה
- עלון תזזית - לעוסקים במשאבי אנוש, פיתוח ארגוני והדרכה

______________________________________________________
 

ביבליוגרפיה

1. לירז, מ. (1999). ניהול זמן. לירז: תל אביב

2. Transfer of training: A .(1988) .Ford, J. K & .Baldwin, T. T Personnel review and directions for future research. Psychology, 41, 63-105

3. Is management development doing the job? (1983). Hoffman, F. O.  Training and Development Journal, 37, 34-39

4. Post-training strategies . (1986). Baldwin, T. T & .Wexley, K. N . For facilitating positive transfer: An empirical exploration. Academy of Management Journal, 29, 503-520


 

 

 




לראש העמוד

 

לעוסקים במשאבי אנוש

זוז הדרכה אפקטיבית
לקוחות
שירותים
   ייעוץ ופיתוח ארגוני
   אימון עסקי
   סדנאות
   שיטות
תכנים
   עלון תזזית
   בחן את עצמך
   מאמרים
   ספרים מומלצים

מאמרים על ניהול

איך הופכים ארגון לחדשני?
פיתוח מנהלים בגישה כוללת
המנהל כזיקית
הנעת עובדים בשלושה הילוכים
ניהול זמן או בזבוז זמן?

מאגרי מנהלים

פיתוח מנהלים
פיתוח ארגוני

עלון לזוז
עלון אלקטרוני בנושאי אסטרטגיה, שיווק וחדשנות.

עלון תזזית
עלון אלקטרוני בנושאי משאבי אנוש והדרכה.

עלון זוזון
עלון אלקטרוני לעצמאים ולבעלי עסקים קטנים.

עלון מאזניים
עלון אלקטרוני לעורכי-דין.

Compass
ייעוץ כלכלי, השגת מימון
וליווי עסקים בקשיים.

יצירת קשר

כיתבו את בקשתכם:
שם:
תפקיד:
ארגון:
אי-מייל:
טלפון:

נשמח לעמוד לרשותכם גם בדרכים הבאות:
מייל: info@zooz.co.il
טלפון: 09-9585085
פקס: 09-9582665
כתובת: זוז שיווק בע"מ,
מוהליבר 1/58 הרצליה 46328

Bookmark and Share              תנאי-שימוש             

לעוסקים באסטרטגייה, שיווק וחדשנות
סדנאות
סדנאות חדשנות שיטתית
חוברת סדנאות שיווק, שרות ומכירות
חוברת סדנאות חדשנות ויצירתיות
ייעוץ וליווי
פיתוח אסטרטגייה
ניהול החדשנות
תקשורת שיווקית
אימון עסקי – business coaching
ייעוץ טכנולוגי - Ideation TRIZ
תכנים
עלון לזוז –לעוסקים באסטרטגייה שיווק וחדשנות
ספרים מומלצים – בנושאי שיווק, אסטרטגיה, חדשנות, שרות ומכירות
מאמרים
אסטרטגייה
שיווק
חדשנות
לעוסקים במשאבי אנוש והדרכה
סדנאות
חוברת סדנאות פיתוח מנהלים
חוברת סדנאות פיתוח עובדים
ייעוץ וליווי
ייעוץ ופיתוח ארגוני
אימון עסקי למנהלים
תכנים
עלון תזזית – לעוסקים במשאבי אנוש והדרכה
בחן את עצמך – שאלונים
ספרים מומלצים – בנושאי ניהול ומשאבי אנוש
מאמרים
פיתוח מנהלים
פיתוח ארגוני
ניהול ומנהיגות
אימון עסקי
מאמרים בעיתונות
לעצמאים ובעלי עסקים קטנים
שרותים
ייעוץ להשבחת העסק
סיוע בהטמעת שינויים בעסק
אימון אישי לבעלי עסקים
מעגל עסקים
סדנאות והדרכות לעסק
תכנים
עלון זוזון – לעצמאים ולבעלי עסקים
בחן את עצמך – ניתוח העסק
ספרים מומלצים - לעסקים
מאמרים
חמשת היסודות של ניהול תכליתי
אלמנט האדמה – בחירת החזון
אלמנט המים – ניהול ופיתוח המשאב האנושי
אלמנט העץ – ניהול התקשורת השיווקית
אלמנט האש – ניהול הלקוחות
אלמנט המתכת – ניהול פיננסי
אודות ZOOZ
פרופיל חברה
הצוות של ZOOZ
הלקוחות של ZOOZ
המלצות על ZOOZ - חדשנות שיטתית
המלצות על ZOOZ – פיתוח מנהלים
סיפורי הצלחה
דרושים ב-ZOOZ
חדשות - כנסים והרצאות
חדשות – לקוחות ופרוייקטים
חדשות – שרותים ומוצרים
חדשות - חדש באתר
Compass – ייעוץ כלכלי והבראת עסקים
הרשמה לאתר
חיפוש באתר
מפת האתר
אנגלית – English site
יצירת קשר